Skip to main content
Giang Phạm
💬
0 discussions

(Chưa) [Sales] Quy trình Renewal

Renewal: Nói dễ hiểu tức là khách hàng hiện tại đến kỳ gia hạn hợp đồng. Tuỳ vào quy định, quy trình của mỗi công ty mà thời gian Sales thông báo khác nhau. Để tránh việc quá thời giạn gia hạn mà khách vẫn chưa thanh toán tiền thì Sales cần chú ý những điều sau.

1. Quy trình của Sales​

  • Check xem quy đinh thời gian thông báo đáo hạn của khách là bao nhiêu? 1 tháng, 2 tháng hay 15 ngày là được.

  • Quy trình chung (không cần ký kết):

    • 15 ngày hoặc 1-2 tháng (tuỳ vào thời gian của KH) trước khi đáo hạn Sales chủ động liên hệ KH hỏi thông tin gia hạn (đồng ý không, số tài khoản, số tháng)
    • Tạo file đơn hàng (template) => tải file này lên ở Folder khách hàng của Kế toán (tại đây). => Xác nhận qua mail (cc cho accountant@gcalls.co và support@gcalls.co)
    • Thanh toán => Sales thông báo trong luồng mail KH đã thanh toán, nhờ kiểm tra => Kế toán kiểm tra và xác nhận => Sales gửi mail xác nhận thông tin gia hạn (số tài khoản, số tháng, gói) để CS và kế toán cập nhật vào file quản trị riêng

2. Quy trình của kế toán mà Sales cần nắm​

  • Song song với Sales, kế toán cũng có quy trình gửi mail báo gia hạn 3 lần trước đáo hạn: Vào ngày đáo hạn mà chưa nhận được phí, kế toán sẽ gửi mail KH thông báo chưa nhận được phí => 3 ngày sau, kế toán gửi mail thông báo deadline => Ngày thứ 7 kế toán gửi mail ngừng dịch vụ. 

3. Một số lưu ý theo từng trường hợp gia hạn​

  • Khi Sales có thông tin KH không gia hạn => Mail thông báo (template) cho CS và kế toán => Vào ngày đáo hạn, kế toán sẽ gửi mail thông báo hết hợp đồng và yêu cầu khoá tổng đài
  • Khi Sales có thông tin KH sẽ gia hạn và đang làm việc với khách => Mail thông báo (template) cho CS và kế toán => Ngày thứ 7 sau đáo hạn vẫn chưa thấy phí, kế toán sẽ mail thông báo ngưng dịch vụ vào hôm đó (dù Sales có đang làm việc với khách).
  • Trường hợp KH gia hạn có khác so với hợp đồng kỳ trước:
  • Trường hợp KH xin sales thanh toán trễ hơn 7 ngày mà sales không muốn cắt dịch vụ => Sales phải hỏi ý kiến của mail ly.hoang@gcalls.co => ly.hoang@gcalls.co xác nhận qua mail cho kế toán thì kế toán mới không thông báo ngưng dịch vụ
  • Thứ 2 hàng tuần, kế toán sẽ kiểm tra có KH nào đã đáo hạn nhưng chưa thu phí và chưa có thông tin khoá tổng đài thì sẽ gửi mail tổng hợp yêu cầu các sales nêu lý do.

Khi Sales follow theo quy trình và lấy thông tin từ khách hàng cũng như phối hợp ăn ý với Kế Toán + CS thì khách hàng cảm thấy sự chuyên nghiệp trong vận hành/cung cấp dịch vụ của Gcalls.

Bước - Hành động - File template