Hướng dẫn điền Form bàn giao công việc
Link Form: https://docs.google.com/spreadsheets/d/10P6ttEgTD_0z-Eecg5AF5abMPhm8LYKZDmHDH10Lsjc/edit#gid=0
Form bàn giao công việc là Form có tính chất bắt buộc dành cho nhân viên đã được xét duyệt đơn xin nghỉ việc hoặc thay đổi vị trí. Nhằm mục đích lưu trữ đầy đủ các thông tin, dữ liệu cần thiết, và đảm bảo các công việc dang dở được bàn giao kịp thời trước khi nhân sự nghỉ, Form bàn giao công việc cần được thực hiện và hoàn thiện như sau:
I. Quy trình bàn giao
Nhân sự hoàn thiện đủ các đầu mục yêu cầu trong thông tin bàn giao, cụ thể: Tên nhân sự, vị trí, ngày bàn giao, người nhận bàn giao, người giám sát và vui lòng gửi File bàn giao về cho hr1 (cc hr, người hướng dẫn)
Để thực hiện chính xác và tiết kiệm thời gian quy trình này, nhân sự cần chủ động phối hợp làm việc với trưởng bộ phận cũng như các đồng nghiệp khác để có thể giao tiếp, bàn giao cho người phù hợp trước khi nộp File về cho HR
II. Thống kê bàn giao
Bàn giao tài khoản
Đối với đầu mục bàn giao tài khoản, nhân sự cần điền đầy đủ các thông tin về tài khoản, mật khẩu, hình thức xác nhận cùng các thông tin ngoài nếu có.
Ở đầu mục này, nhân sự cần check lại mức độ chính xác của các tài khoản mật khẩu được bàn giao nhằm mục đích tránh gây mất thời gian bàn giao sau này cũng như hạn chế được các rủi ro về quản lý tài khoản cho công ty trước khi nhân sự nghỉ việc
Bàn giao công việc đã hoàn thành trong vòng 6 tháng
Nhằm đảm bảo được công tác lưu trữ thông tin dữ liệu, các công việc đã hoàn thành trong vòng 6 tháng của nhân sự cũng cần được thống kê hoàn chỉnh. Đây vừa là tài liệu hỗ trợ công ty trong việc lưu trữ tài sản cũng như bàn giao lại, phát triển nhân sự mới trong tương lai.
Ở phần này, nhân sự có thể theo dõi Action Plan hoặc các đầu công việc trong Team Logger để thống kê lại. Đặc biệt, ở phần ghi chú, nhân sự nên ghi lại những điều cần lưu ý cho các thông tin dữ liệu được cung cấp trong output hoặc có thể là kinh nghiệm của mình đối với công việc này.
Bàn giao công việc chưa hoàn thành trong vòng 6 tháng
Đây là phần bàn giao quan trọng nhất đối với nhân sự nghỉ, chính vì vậy phần này cũng cần sự đầu tư, ghi chú lưu ý kỹ càng nhất có thể.
Bên cạnh các thông tin cần thiết, phần ghi chú còn cần chú ý bổ sung thêm các thông tin như sau: Mỗi task chưa hoàn thiện bạn đã làm gì? Làm đến bước nào? Định hướng của bạn đối với Task này (Bổ sung thêm về góc nhìn của nhân sự nghỉ, ví dụ như: task này có thể hoàn thiện bằng cách nào? Còn những vấn đề gì đang tồn đọng và chưa thể giải quyết được). Với những thông tin rõ ràng như vậy, nhân viên được bàn giao có thể dễ dàng thực hiện đầu công việc mới một cách có định hướng, giúp rút ngắn thời gian thực hiện task đồng thời giải quyết kịp thời các vấn đề còn tồn đọng.
Bàn giao khách hàng và đối tác
Ở phần này, sau khi hoàn thiện đầy đủ các thông tin bàn giao, nhân sự nghỉ cần sắp xếp thời gian và kế hoạch liên hệ với các khách hàng, đối tác của mình, thông báo các thông tin cụ thể về: Thời gian nghỉ, nhân sự nhận bàn giao, một số lời nhắn gửi đến khách hàng,...
Sau khi hoàn thành, nhân sự nghỉ thông báo cho nhân sự được bàn giao để kịp thời liên hệ đến khách hàng được bàn giao. Mục này thường áp dụng cho Team Sales, CS.
Bàn giao tài liệu
Trong mỗi bộ phận, mỗi cá nhân sẽ nắm những vai trò khác nhau, các công việc khác nhau. Các công việc sẽ bao gồm cả quá trình tìm hiểu và thực hiện để đạt được kết quả. Tất cả những quá trình đó sẽ đúc kết được kinh nghiệm mà các nhân sự cần ghi chú lại để chuyển thành tài liệu hỗ trợ nhân sự mới có thể tự chủ động đọc, học và áp dụng trong tương lai thay vì công ty phải tốn thời gian trong công tác đào tạo. Chính vì vậy, trước khi nghỉ việc các nhân sự cần hệ thống lại các kiến thức, cập nhật thông tin tại trang Handbook của công ty.
Bàn giao tài sản
Tùy theo mức đãi ngộ nhân sự, sẽ có một số bạn được cung cấp thiết bị làm việc ví dụ như tai nghe hoặc Macbook để phục vụ cho quá trình làm việc. Đối với các nhân sựu được hưởng đãi ngộ này khi nghỉ việc, nhân sự cần thông kê và gửi về cho công ty sau khi hoàn tất thủ tục nghỉ việc.
Kết luận: