Hướng dẫn sử dụng Teamlogger cho người mới bắt đầu

Dựa trên quy định của công ty, một trong những việc đầu tiên nhân sự mới phải làm là tải ứng dụng Teamlogger về máy để theo dõi tiến trình làm việc. Để biết cách sử dụng Teamlogger hiệu quả, các nhân sự vui lòng lưu ý thực hiện các bước dưới đây cùng một số quy định khi sử dụng ứng dụng liên quan đến những đánh giá về hiệu suất làm việc.

I. Cách tính thời gian làm việc

Để tính thời gian làm việc, nhân sự thực hiện các bước như sau:

1. Bước 1: Chọn Project

Khi bắt đầu làm việc, mỗi nhân sự cần xác định mình sẽ làm công việc gì sau đó mở Teamlogger và nhấn vào mục Projects. Các projects của các phòng ban sẽ được liệt kê, nhân sự cần xác định đúng Project, đúng phòng ban. Trong trường hợp đây là một Project mới và chưa có trong danh sách, nhân sự có thể nhấn vào "NEW PROJECT" để đặt tên cho dự án mới (Lưu ý: ghi chú tên phòng ban trước các project mới).

2. Bước 2: Chọn Task

Tương tự như Project, nhân sự chọn các Task cần thực hiện. Đối với các task mới, nhân sự lựa chọn "NEW TASK" để điền tên task, các tên Task này sẽ được lưu lại, cho phép nhân sự sử dụng lại khi cần tiếp tục thực hiện task.

3. Bước 3: "Start timer"

Sau khi lựa chọn xong Project và Task cần thực hiện, nhân sự có thể click và thanh xanh với nội dung "Start Timer" để bắt đầu tính giờ làm việc. Sau khi thực hiện bước này, màn hình làm việc của nhân sự sẽ được screenshot, lưu trữ lại dữ liệu. Thời gian làm việc sẽ được tính theo mức độ active của mỗi nhân sự sau đó cho ra được kết quả về mức độ tập trung cũng như mức độ năng suất của nhân sự đó.

Khi đã hoàn thành task hoặc cần thời gian nghỉ ngơi giữa giờ làm, nhân sự click vào thanh đỏ "Take a break" để tạm ngừng thời gian làm việc sau đó lựa chọn task khác cần thực hiện hoặc tiếp tục "Start timer" sau khi nghỉ giữa giờ.

II. Cách đọc các chỉ số thống kê trên Teamlogger

1. Active

Cột Active hiển thị tổng thời gian mà nhân viên đã tích cực làm việc trong ngày và trong tuần. Thời gian làm việc tích cực này sẽ được tính dựa trên sự theo dõi của App về các yêu tố ví dụ như mọi thời gian dành cho việc nhập, sử dụng chuột, thời gian suy nghĩ (thời gian suy nghĩ đặt ra cho mỗi nhân sự trong tiến trình làm việc là 5 phút, sau 5 phút máy sẽ tính vào thời gian nhàn dỗi), mục nhập thủ công và thời gian ở chế độ họp (nếu được bật).

2. Idle

Teamlogger sẽ cho phép mỗi nhân sự có khoảng thời gian 5 phút để suy nghĩ, tức là khoảng thời gian này nhân sự có thể không cung cấp bất kì thông tin đầu vào nào cho máy tính, không thực hiện các thao tác nào. Tuy nhiên, sau 5 phút, thời gian này sẽ tự động chuyển thành "Idle Time" - thời gian nhàn rỗi, không hoạt động. Thời gian nhàn dỗi này sẽ không được tính vào thời gian làm chính thức của nhân sự.

Trường hợp cụ thể: Nếu một nhân viên thực hiện 1 dự án trong 40 phút, sau đó nghỉ giải lao trong 20 phút nhưng quên không tắt thời gian Teamlogger. Lúc này, ứng dụng sẽ ghi nhận thời gian Active của bạn là 1 tiếng cùng với "Idle Time" là 20 phút. Thời gian không hoạt động này sẽ được khấu trừ tại cột tổng thời gian làm việc chính thức.

3. Manual

Manual Time hay còn được gọi là thời gian nhập thủ công. Thời gian này được áp dụng đối với 2 trường hợp như sau:

• Đối với nhận sự team Sale & CS: Đây là team thường xuyên đi gặp khách hàng và làm việc trực tiếp với khách hàng. Do tính chất công việc, nhân sự Sale và CS có thể sử dụng manual time để điền thời gian làm việc.
• Đối với nhân sự team khác: Trong trường hợp nhân sự thực hiện task nhưng quên không bật Teamlogger, nhân sự có thể add manual time nhưng nếu quá nhiều thì sẽ bị nhắc nhở (nhiều nhất 2 giờ/tuần)

Để điền Manual Time, nhân sự thực hiện các bước như sau:

• Bước 1: Click vào mục "Manual Entry" trên góc phải màn hình và tiến vào website của Teamlogger

• Bước 2: Nhấn vào mục "Click to add activity"

  

• Bước 3: Điền thông tin Task vào bảng và lưu dữ liệu

  

4. Total

Total là thời gian làm việc chính thức của nhân sự tính theo ngày và tuần. Cụ thể

• Total = Active Time + Manual Time - Idle Time

Dựa vào thời gian này, nhân sự có thể xác định được tổng số thời gian tích lũy trong ngày và trong tuần của mình. Thời gian này sẽ được sử dụng để đánh giá thời gian làm việc của mỗi nhân sự có đúng quy định hay không. Cụ thể:

Đối với nhân viên Full-time: Yêu cầu thời gian làm việc >= 42 tiếng Đối với nhân viên Part-time: Yêu cầu thời gian làm việc >= 20 tiếng Đối với nhân viên Intern: Yêu cầu thời gian làm việc >= 20 tiếng

Trường hợp không đạt đủ số thời gian làm việc, HR nhắc nhở và ghi chú lại để quan sát trong các tuần tiếp theo