Quy trình đánh giá và xem xét chất lượng nhân sự
Đánh giá và xem xét chất lượng nhân sự là một trong những quy trình quan trọng nhất đối với công ty và cá nhân mỗi nhân sự. Quy trình đánh giá và xem xét nhân sự sẽ được thực hiện định kì hàng năm đối với toàn thể nhân sự, khi nhân sự gần tiến đến thời gian hết hợp đồng, hoặc khi HR theo dõi và nhận thấy chất lượng của một nhân sự nhất định trong công ty không được hiệu quả hay không phù hợp với văn hóa công ty. Đối với từng trường hợp nhân sự, sẽ có quy trình đánh giá như sau:
I. Đánh giá định kỳ hằng năm
1. Nhận Form Review Performance định kỳ
Đến khoảng tháng 10 hằng năm, HR sẽ tổ chức Performance Review - Đánh giá định kỳ toàn bộ nhân viên trong công ty.
Ở giai đoạn này, tất cả các nhân sự sẽ nhận được Form đánh giá nhân sự. Bản đánh giá này, nhân sự cần điền đầy đủ những Feedback về phía bản thân cũng như xin được Feedback chéo từ các nhân sự khác và trưởng bộ phận để đảm bảo được việc có những đánh giá khách quan nhất.
2. Tham gia buổi Performance Review với HR, đồng nghiệp và trưởng bộ phận
Trong buổi Performance Review này, các nhân sự sẽ đi qua các nội dung sau:
- Nhân sự được Review chia sẻ về quá trình làm việc trong 1 năm: thực hiện những task lớn nào, kết quả ra sao, có những thành tựu gì, có những khó khăn gì,...
- Đồng nghiệp đánh giá
- Trưởng bộ phận đánh giá
- Trả lời 1 số câu hỏi từ HR liên quan đến Feedback, định hướng, nguyện vọng
3. Thủ tục sau khi kết thúc buổi Review
Sau khi kết thúc buổi Review, HR thông báo về nguyện vọng và dự định của bạn cho bộ phận và chốt trong 1 đến 1 tuần rưỡi nếu có quyết định tăng lương cho bạn, chốt được mức lương mới, HR gửi mail chốt lại mức lương, mức Offer mới. Đối với nhân sự hết hợp đồng thì ký hợp đồng mới
II. Đánh giá nhân viên thử việc
Để thực hiện đánh giá đối với nhân viên thử việc, HR thực hiện theo quy trình sau:
1. Nhân Form Review Performance trong thời gian trước 1 tuần hết hạn thử việc
Nhân sự liệt kê các đầu công việc đã thực hiện trong 2 tháng thử việc, đánh giá từ mức độ "Chưa hoàn thành" đến "Hoàn thành" theo Form đánh giá và gửi về cho người hướng dẫn, trưởng bộ phận và HR
2. Hoàn thành Slide Presentation
Mỗi nhân sự khi trình bày về quá trình thử việc cần hoàn chỉnh bản Slide Presentation và dùng Slide để trình chiếu trong buổi Review, vì vậy HR sẽ gửi cho bạn trước khi buổi Review diễn ra và hướng dẫn bạn làm Slide
3. Tham gia buổi họp Review thử việc với HR và người hướng dẫn
Buổi họp này bao gồm các nội dung:
- Nhân sự sử dụng Slide đã chuẩn bị để thuyết trình trước HR và người hướng dẫn
- Nhân sự trình bày kế hoạch, định hướng công việc sắp tới
- Nhân sự nêu cảm nhận về quá trình làm việc tại công ty
- Đánh giá từ người hướng dẫn
4. Gửi mail xác nhận pass/fail thử việc 2 tháng
Mail xác nhận pass/fail thử việc 2 tháng sẽ được cân nhắc dựa trên đánh giá của nhân sự và đánh giá của người hướng dẫn
III. Đánh giá đối với nhân sự sắp hết hạn hợp đồng
Để thực hiện đánh giá đối với nhân sự sắp hết hạn hợp đồng, HR thực hiện theo quy trình sau:
1. Gửi Form Review Performance trong thời gian trước 1 tháng hết hạn hợp đồng
Mỗi nhân viên sẽ tùy thuộc vào thời gian ký hợp đồng và thỏa thuận về thời gian làm việc để HR theo dõi và thực hiện Review.
Trước khi có một buổi gặp mặt Review lại suốt quá trình làm việc theo hợp đồng, công ty sẽ gửi cho nhân sự Form đánh giá nhân sự dưới hình thức đánh giá cá nhân, đánh giá chéo và cấp trên đánh giá sau đó nộp lại về cho HR để tiến tới buổi họp chính thức
Đối với Form đánh giá này, nhân sự sẽ được đánh giá khách quan từ nhiều phía và có thể cung cấp đủ cơ sở dữ liệu để Review lại và đối chiếu, định hướng các dự định, công việc trong tương lai cho mình
2. Tham gia buổi họp Review Performance với HR và trưởng bộ phận
Ở buổi họp này nhân sự sẽ chia sẻ lại kết quả đánh giá, thuyết trình về các đầu công việc lớn đã thực hiện trong quá trình làm việc theo thời gian hợp đồng. Sau đó, trưởng bộ phận, đồng thời một số thành viên cùng bộ phận được mời sẽ nhận xét, đánh giá về quá trình làm việc của nhân sự đó.
Trong buổi họp này, nhân sự có thể trao đổi về các định hướng trong thời gian tới, hoặc trao đổi, đề xuất về những phúc lợi, quyền lợi khi đồng ý tiếp túc gia hạn hợp đồng.
Qua đó, trưởng bộ phận và HR sẽ xem xét và phản hồi lại trong thời gian gần nhất.
3. Nhận mail Offer gia hạn hợp đồng
HR sẽ dựa trên những nguyện vọng, trao đổi của nhân sự, kết hợp với ý kiến, đánh giá của trưởng bộ phận để xem xét, gửi Offer Letter về cho nhân sự
IV. Đánh giá đối với nhân sự chưa đạt yêu cầu trong chất lượng công việc
Sau khi nhận được phản hồi tiêu cực liên tục từ trưởng bộ phận hoặc từ nhân viên về một nhân sự nào đó, HR có thể xem xét tiến hành quy trình đánh giá để xem xét đưa ra quyết định dành cho nhân sự đó.
1. Tổ chức đánh giá chéo nhân sự
Để đạt được những ý kiến khách quan nhất về từng nhân sự, HR có nhiệm vụ gửi Form đánh giá nhân sự cho các đồng nghiệp liên quan đánh giá. Cụ thể, các đồng nghiệp liên quan sẽ bao gồm: đồng nghiệp cùng bộ phận, đồng nghiệp cùng dự án (Ví dụ, CS và IT phải làm việc cùng nhau để hỗ trợ khách hàng), trưởng bộ phận,...
Không chỉ dừng lại ở bước gửi Form, trong trường hợp cần nhiều thông tin cụ thể hơn, HR cần tổ chức một buổi họp trực tiếp, đặt các câu hỏi liên quan đến nhân sự được đánh giá, ghi biên bản họp rõ ràng để có được những dữ liệu chính xác nhất
2. Nhân sự tự đánh giá
Nhân sự chưa đạt yêu cầu nhận Form đánh giá cá nhân từ HR và tự đánh giá bản thân sau đó gửi lại để HR tiếp tục thực hiện xem xét và đối chiếu
3. Tham gia buổi họp Review với HR và người hướng dẫn
Ở buổi họp này, HR cần đứng dưới góc nhìn từ 2 phía đánh giá và lắng nghe, và đi theo quy trình sau đây:
- Thực hiện đánh giá chung, đối chiếu biểu hiện của nhân sự với các yêu cầu mà công ty đặt ra: về phía bộ phận, chất lượng công việc, về 5 giá trị cốt lõi của công ty, về 3 mindset yêu cầu của công ty. Việc đối chiếu cần được truyền tải trên cả 2 phương diện tích cực và tiêu cực.
- Lắng nghe cảm nhận, chia sẻ của nhân sự về những Feedback khách quan từ phía đồng nghiệp.
- Đưa ra những cảnh báo, warning và challenge cho bạn để bạn nhân sự nhận thức được tình trạng biểu hiện hiện tại
Sau khi thực hiện Review, nếu nhân sự tiếp tục tái diễn những vấn đề đã nêu. HR có thể tiếp tục thu thập, tham khảo thông tin từ đồng nghiệp, trưởng bộ phận và cấp trên, ra quyết định ngừng hợp tác do bạn không phù hợp với văn hóa và chưa đáp ứng được nhu cầu của công ty.