Skip to main content
Giang Phạm
💬
0 discussions

[Sales] Mail - Quy trình Direct Sales

Mail là một trong những kênh liên hệ, giới thiệu với khách hàng chính thống cũng như hiệu quả. Nhưng đối với Direct Sales thì mình cần có sự sáng tạo, cá nhân hoá trong từng khách hàng, từng công ty để tăng tỉ lệ mở mail cao nhất ngay từ những mail đầu tiên.

1. Tiêu chí chọn công ty

  • Công ty thuộc các lĩnh vực: Bán lẻ, TMĐT, dịch vụ, giáo dục - tư vấn - đào tạo, tài chính,.... cần Telesales và CSKH nhiều
  • Website đẹp, có đầy đủ thông tin cơ bản, có số hotline trên công ty, đặc biệt công ty mà có các số 1900 - 1800 thì chắc chắn là đang dùng dịch vụ tổng đài của 1 bên nào đó.

Công ty nào nên né. 

  • Các lĩnh vực sản xuất, may mặc,... thường sẽ không cần tổng đài.
  • Các công ty đối thủ như Omicall, Stringee, Voip24h,...
  • Website công ty xấu, không chỉnh chu,..
  • Có thông tin của các đối tác như Mobifone, viettel, fpt,....?
  • Khách hàng hiện tại của Gcalls

2. Email Templates

3. Cách lấy địa chỉ email, thông tin liên quan

Khi truy cập vào website của công ty, ngoài các email liên hệ được để sẵn ở phần thông tin liên hệ thì có thể sử dụng các extension (ở gói MIỄN PHÍ) để tìm kiếm thêm các email liên quan (nếu có) tới domain được cung cấp trong các trang web khác. Lưu ý, có địa chỉ email thì app này tìm ra app kia không và ngược lại, vì vậy nên cài cùng lúc nhiều app để có thể tìm kiếm tối đa.

Dựa vào format mail tìm bằng công cụ trên nếu biết được tên các lãnh đạo công ty thì có thể suy ra thử. Ví dụ biết được giang.pham@gcalls.co là nhân viên của công ty, lên gg search Co-founder của Gcalls ra Hoàng Thị Mai Ly => email là ly.hoang@gcalls.co. (Đó là ví dụ) Nếu khi gửi không bị trả lại, hiện Bounced thì email đó đúng.

Hoặc chỉ biết email công ty là info@gcalls.co, biết tên founder là Hoàng Thị Mai Ly thì có thể đoán như sau:

Một contact có thể có nhiều email, nên thêm vào và gửi Bcc. Nếu khi gửi không bị trả lại, hiện Bounced thì email đó đúng, email nào bị trả lại thì bỏ. (Màu đỏ dấu than là email bị trả về)

Nếu không có thông tin gì nữa, hãy thử tìm thêm ở http://www.thongtincongty.com/, https://masothue.vn/

Lưu ý, không phải từ website hay công ty nào cũng có thể sử dụng hiển thị địa chỉ email qua công cụ này. 

Trên website Gcalls chỉ hiển thị 2 email Sales@gcalls.co và support@gcalls.co nhưng nhờ Hunter có thể biết được các email khác có liên quan tới domain nữa như hình.

Lưu ý: Hunter với tài khoản free sẽ bị giới hạn số lần mở icon tìm kiếm đó ra trong 1 tháng, cụ thể bao nhiêu lần thì quên rồi :D.

Đối với extension này, nếu tìm ra được email thì nó sẽ lấy tất tần tật các email từ ngõ ngách mọi nơi và đặc biệt còn cho ra được các Thông tin vị trí phụ trách trong công ty. => Dễ dàng tìm ra được thông tin người quyết định hay manager, CEO,... (Nếu nhân viên công ty đó có public ở đâu đó), nếu bấm vào chữ Show all thì: 

Hiển thị một trang xem được thông tin Tên - Email - Vị trí,... hiển thị màu của email để biết được email còn đang hoạt động hay không. Hầu hết các thông tin này đều được lấy về từ Linkedin => Bấm vào các Tên đó sẽ ra được Profile tham khảo cơ bản như đã làm ở công ty nào, vị trí gì, hiện đang sinh sống ở đâu, link Linkedin,...

  • Email Hunter​

Trường hợp backup nếu các công cụ kia bị giới hạn không tìm ra email được nữa rồi thì có thể sử dụng. Cũng là extension trên chrome, tải về và sử dụng tương tự. Miễn phí và không bị giới hạn.

4. CRM gửi email

  • Hubspot: Chọn Contacts để tạo Lead mới và gửi mail.

  • Tạo Contact mới: Để tạo email mới chọn Create Contact, nhập các thông tin và bấm Create contact.

    Lưu ý: Cú pháp đặt tên: [Tên chủ email] + [Tên viết tắt của công ty]

Có thể sử dụng Note để lưu lại 1 số thông tin khác không thể điền vào trường thông tin lúc tạo. Như SĐT khác, thông tin về doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp, thành lập khi nào để nếu là doanh nghiệp SME, startup thì gửi chính sách SME....

Lưu ý: Sales lifecycle stage chọn New Lead_Cold và Lead source chọn Database

Nếu email là @gmail.com: Add domain Company trong trang thông tin của Lead đó

Nếu domain công ty đã có sẵn rồi thì chọn trong danh sách có sẵn. Nếu chưa có thì tạo mới theo thông tin.

  • Gửi email: chọn Email => Hiển thị giao diện nhập thông tin gửi email. Nội dung email như ở phần 3. Email Templates 

Lưu ý: Ở ô From nhớ đổi qua giang.pham@gcalls.vn

 

  • Tracking, theo dõi Lead: Cài extension Hubspot để nhận thông báo khi Lead mở mail hay click vào 1 link nào đó trong mail. Tuy nhiên extension web bị giới hạn số lần thông báo mở mail => Cài app Hubspot lên điện thoại, dễ dàng tracking và theo dõi email ngay trên điện thoại.

5. Quy trình Direct mail

  • Bước 1: Truy cập website và tìm kiểm email

Sử dụng Hunter và Snovio hoặc Thông qua các website tìm kiếm email tiềm năng theo hướng dẫn ở trên.

Ngoài các công cụ ra có thể tìm kiếm email trên LinkedIn, Facebook, Google Search, trangvangvietnam.com

  • Bước 2: Tạo Contact

Tạo từng Contact theo từng email. Nếu công ty đó có nhiều email thì ưu tiên các vị trí quan trọng có thể quyết định hay đề xuất như CEO, CTO, CFO, Sales manager/leader,... Nên gửi đi nhiều contact thuộc 1 công ty.

Những thông tin cần thiết nhất:

  • Email, SĐT
  • Tên của giám đốc công ty, SĐT cá nhân (nếu có)
  • Thời gian thành lập

Nếu email đó đã tồn tại rồi thì có thể bỏ qua và gửi email khác vì đã được tiếp cận rồi.

  • Bước 3: Gửi Email Day 1 - Cold mail sáng tạo

Gửi email từ Hubspot theo hướng dẫn trên và mẫu email.

Lưu ý: Ở ô From nhớ đổi qua giang.pham@gcalls.vn

Nếu không thể có email cá nhân nhưng biết tên của CEO, giám đốc, CÓ THỂ gửi đến những email chung chung như info @, support @, hotro @, contact @ … kèm theo lời chào cho chủ doanh nghiệp. Ví dụ: Gửi chị Ly (mặc dù đó là email của công ty). Còn không thì gửi đến Tên công ty hoặc admin.

Lưu ý: Xóa dòng Edit by Hubspot dưới chữ ký.

  • Bước 4: Cập nhật thông tin lên file để dễ kiểm soát

Cập nhật link hubspot contact theo từng công ty và xác định rõ trước các ngày gửi tiếp theo từ khi có Day1 để dễ kiểm soát tình hình gửi mail follow.

  • Bước 5: Tracking

Xem thông báo từ trên điện thoại hoặc extension Hubspot xem khách hàng có mở email không. 

Thường các email đuôi @gmail.com hay bị vào mục spam nên thường khách hàng sẽ mở mail nhiều hơn kể từ email Day 3. (Đừng lo lắng nếu tỉ lệ mở mail Day 1 đang thấp)

  • Bước 6: Gửi email Day 3 - 8..

Định kỳ gửi mail Day đi theo thời gian đã lên sẵn. Và theo dõi.

Bấm reply/reply all từ email Day 1, 3, … để gửi đi tiếp để họ có thể đọc các nội dung ở email trước.

LƯU Ý: Khi khách hàng reply lại email, nếu phần chữ ký hay trong email có thêm thông tin khác của lead đó thì hãy bổ sung các trường còn thiếu ở khung This contact bên tay trái.

  1. Hướng dẫn lọc thông tin trên Hubspot và xem phản hồi​

Để lọc nhanh các Lead có mở email trong tuần vừa rồi, tháng vừa rồi hay email phản hồi lại… thì sử dụng More filters và các trường thông tin như:

  • Last activity date: Có thể hiểu là ngày cuối có hoạt động với Lead này
  • Recent sales email open date: ngày mà khách hàng ở mail gần nhất
  • Create Date: Ngày tạo Lead

Xem hoạt động, phản hồi của khách hàng ở Reports:

Nếu có khách hàng phản hồi email có nhu cầu=> Chuyển qua Deal và tiếp tục follow khách.