(Chưa xong) [Salesforce] Các lưu ý quan trọng khi triển khai dự án Sales và Tech cần biết
Gcalls tích hợp Salesforce là một trong những dự án trọng điểm của Gcalls. Tuy nhiên đây là dự án khó vì tính chất customize của Salesforce và tuỳ theo nhu cầu khách hàng ở mức độ phức tạp hay không.
Hiện tại về bộ tài liệu tích hợp thì Gcalls đã có nhiều kinh nghiệm, tuy nhiên có những lưu ý quan trọng để cả Sales và Tech nắm để nghiệm thu dự án thành công.
Bạn đã biết về Salesforce chưa? Nếu chưa hãy đọc bài: Salesforce là gì?
1. Sales
Lưu ý: Mọi trao đổi, quyết định, thay đổi, xác nhận đều chỉ duyệt qua Mail gửi khách hàng (cc Project Manager các bên) hoặc có văn bản cụ thể được ký và gửi qua mail/bản cứng. Không xác nhận yêu cầu suông qua tin nhắn/call.
a. Giai đoạn tư vấn
Để báo giá được cho khách hàng cần có thông tin nhu cầu tích hợp với Salesforce. Tức là:
- Khách đã có Salesforce chưa hay chỉ là đang triển khai? (Nếu đang triển khai thì tức là khách chưa có kinh nghiệm sử dụng, có thể trong quá trình phát triển sẽ thay đổi dẫn đến tốn thời gian và nguồn lực của mình, vì vậy cần khoá kỹ phần nhu cầu, thông báo cả mail và tin nhắn để làm bằng chứng)
- Thời gian triển khai? Yêu cầu deadline là khi nào?
- Khách cần có những tính năng gì? (Thường sẽ là click-to-call, xem thông tin khách hàng, lưu call-log)
- Nghe gọi trên bao nhiêu Object? Leads, Accounts,... (Hầu hết là Leads, Accounts chắc chắn có, 1 số bên có thêm Contacts, Case hoặc Opportunity)
- Luồng xử lý làm việc như thế nào? (Thường sẽ là Leads -> convert thành Account, trong quá trình làm thì có sinh ra Case,..)
Mẫu File Phân tích nhu cầu gửi khách hàng điền thông tin: Tại đây.
Khi có được những thông tin này rồi sẽ dễ dàng cân nhắc về thời gian, chi phí triển khai.
b. Giai đoạn ký hợp đồng
Vì là dự án customize chưa có khung chuẩn cụ thể, vì vậy câu từ phải chắc để tránh khách hàng bẻ hoặc sai sót gây thiệt hại cho dự án.
Chỉ ghi lại các tính năng sẽ triển khai của dự án phần mô tả, không diễn giải quá chi tiết. Tham khảo thêm hợp đồng với khách hàng Aiwado, Vimedimex. (Đối với Sales mới, cần gửi Sales Leader review lại hợp đồng Salesforce trước khi chốt với khách hàng).
c. Giai đoạn triển khai dự án
Với giai đoạn này cần có các file:
- Phân tích nhu cầu
- Project Baseline
- Gant Chart - Timeline của dự án theo chi tiết
- Meeting Minute tất cả các buổi họp với khách hàng
- Hướng dẫn Testcase trên Sandbox
- Hướng dẫn Testcase trên Production
Lưu ý timeline:
- Hiện tại Kỹ thuật cố định thời gian deploy code (tức là đẩy bộ tích hợp lên Production - nền tảng sử dụng chính thức) vào ngày mồng 1 và 15 dương hàng tháng. Vậy nên khi tính timeline theo deadline của khách hàng phải lưu ý thời gian này.
- Check quy trình triển khai dự án của khách hàng + đối tác: Tức là kiểm thử trên những môi trường nào, tthông thường sẽ test Sandbox (môi trường phát triển) -> UAT (môi trường kiểm thử giống môi trường thật) -> Production (môi trường thật). Một số khách hàng sẽ bỏ qua test trên UAT.
- Phương thức xác thực: Để kết nối 2 phần mềm với nhau không chỉ có API (cây cầu) mà còn cần Phương thức xác thực (là chìa khoá) để mở cửa thông 2 bên. -> Hỏi đối tác triển khai Salesforce, phương thức là Username/Pass hay Refresh token.
Trình tự triển khai và các nội dung cần làm:
Trước khi Kick-off
Trong Kick-off:
- Giới thiệu dự án theo nội dung của Project Baseline
- Note tất cả các thông tin, đề xuất thay đổi, check thông tin sau Meeting
- Gửi mail cho khách hàng về nội dung sau Meeting đã xác nhận và next action và đính kèm các file đã chốt thông tin (Project Baseline, Meeting Minute, Gantt Chart).
- Tài khoản tích hợp từ phía khách hàng theo yêu cầu kỹ thuật như hợp đồng: Tài khoản có phần quyền Admin có toàn quyền, tài khoản có quyền tích hợp, tài khoản user sử dụng và tài khoản của leader.
Trong giai đoạn tiến hành và test nội bộ
- Phối hợp với Kỹ thuật liên tục và cập nhật thông tin theo đúng tiến độ dự án.
- Test hệ thống trước khi bàn giao cho khách hàng test, feedback lại hết tất cả các usecase test cho kỹ thuật. Trong giai đoạn này, Sales triển khai chính là Project Manager vừa là Tester.
Giai đoạn test của khách hàng
- Thông thường sẽ test Sandbox -> UAT -> Production. Một số khách hàng sẽ bỏ qua test trên UAT. Vì vậy cần ước lượng thời gian chính xác.
- Yêu cầu bên SF gửi bản so sánh giữa 2 môi trường (Sandbox - UAT hoặc Sandbox - Production hoặc UAT - Production) sau khi nhận tài khoản => PM sẽ gửi bản so sánh cho tech để đối chiếu xác nhận, cái nào bắt buộc phải giống. Không giống thì không tiến hành bước tiếp theo.
- Từ Sandbox lên UAT hay Production đều cần deploy, update lỗi thay đổi code cũng cần deploy. Vì vậy cần test theo thứ tự và để ý tới thời gian deploy cố định của kỹ thuật.
- Follow Use case Test của khách hàng trên Sandbox và trên Production trong 7 ngày làm việc/mỗi môi trường.
Giai đoạn deploy
- Check lại với đối tác là Gcalls hay đối tác sẽ là người deploy Gcalls lên UAT/Production của khách hàng.
- Thông báo với Tech để Tech nắm thông tin.
Giai đoạn bàn giao và nghiệm thu
- Sau khi khách hàng Test thành công trên Production trong vòng 7 ngày làm việc nếu không có feedback mới về lỗi thì sẽ nghiệm thu. Cho khách hàng hiểu rõ nghiệm thu nhưng vẫn bảo hành đầy đủ trong quá trình sử dụng.
- Gửi tất cả thông tin folder dự án bàn giao lại cho CS qua mail.
2. Tech (Sales cũng cần đọc - biết - nhớ để phối hợp/điều chỉnh)
Lưu ý:
Tuyệt đối không dùng tài khoản Admin để tích hợp. Lúc nào cũng hỏi 4 tài khoản là admin, integrator, supervisor và worker.
- Tài khoản admin lúc nào cũng nhiều quyền hơn các tải khoản kia nên bám theo tài khoản admin test là không đúng, để lúc ra production lại rework. Tài khoản admin chỉ để dùng cho dev debug thôi tuyệt đối cả sales lẫn dev không bao giờ được dùng làm tài khoản test.
- Tài khoản worker là tài khoản mấy agent nghe gọi mỗi ngày.
- Tài khoản supervisor là tk khoản leader lâu lâu search data không thấy rồi la làng,
- Tài khoản integrator là tài khoản chỉ dùng để gọi API, chỉnh sửa.
Phương thức xác thực: check cụ thể Refresh token hay Passwork/user, tránh ảnh hưởng tới phần lưu thông tin.
Kiểm tra giữa các môi trường: Yêu cầu bên Sales gửi bản so sánh giữa 2 môi trường (Sandbox - UAT hoặc Sandbox - Production hoặc UAT - Production) sau khi nhận tài khoản => Đối chiếu xác nhận, cái nào bắt buộc phải giống. Không giống thì không tiến hành bước tiếp theo.
Quy trình làm việc:
- Sales sẽ là Pro