Skip to main content
Giang Phạm
💬
0 discussions

[Sales] Quy trình Quản lý dự án

Quản lý dự án là một quy trình không thể thiếu trong việc triển khai các dự án phần mềm của Gcalls, giúp đảm bảo thành công của dự án và tạo ra sản phẩm phần mềm chất lượng, đáp ứng yêu cầu và đáng tin cậy.

1. 05 lý do cần ghi nhớ trong Quản lý dự án:​

Quản lý dự án là quá trình điều hành và điều phối các hoạt động, tài nguyên và thông tin để đạt được các mục tiêu cụ thể của dự án. Đối với các dự án phần mềm, quản lý dự án đóng vai trò quan trọng vì 5 lý do cơ bản sau:

  • Phức tạp của dự án: Dự án phần mềm thường có tính phức tạp cao, bao gồm nhiều yêu cầu, công nghệ và nguồn lực khác nhau. Quản lý dự án giúp tổ chức và kiểm soát các hoạt động này để đảm bảo dự án diễn ra thuận lợi và đạt được mục tiêu.
  • Đảm bảo chất lượng: Trong phát triển phần mềm, chất lượng là yếu tố quan trọng. Quản lý dự án giúp thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng, theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu của khách hàng.
  • Quản lý rủi ro: Dự án phần mềm thường đối mặt với các rủi ro, như thay đổi yêu cầu, sự cố kỹ thuật, hoặc thiếu tài nguyên. Quản lý dự án giúp định danh và đối phó với các rủi ro này, từ đó giảm thiểu tác động tiêu cực lên dự án.
  • Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Quản lý dự án hiệu quả giúp cải thiện quy trình làm việc, tối ưu hóa sử dụng nguồn lực và tiết kiệm thời gian trong việc phát triển phần mềm.
  • Quản lý phạm vi và yêu cầu: Một dự án phần mềm thành công cần phải xác định rõ ràng phạm vi và yêu cầu từ đầu. Quản lý dự án giúp đảm bảo rằng các yêu cầu được hiểu đúng và được theo dõi trong suốt quá trình phát triển.
  • Tạo sự liên kết giữa các bên liên quan: Trong dự án phần mềm của Gcalls, thường có nhiều bên liên quan như khách hàng, đối tác CRM/POS/..., chuyên gia kiểm thử, bộ phận IT,... v.v. Quản lý dự án giúp tạo sự liên kết giữa các bên này để hỗ trợ việc giao tiếp, hợp tác và đạt được sự đồng thuận.

2. Quy trình Quản lý một dự án của Gcalls​

Quy trình này sẽ áp dụng sau khi chốt hợp đồng và khách hàng đã thanh toán.

Lưu ý: Trong quá trình triển khai dự án, mọi việc thay đổi, quyết định, confirm đều phải THÔNG QUA MAIL và từ PROJECT MANAGER của phía KHÁCH HÀNG.

Chung quy lại tất cả các dự án đều cần có Quy trình cơ bản:

  • Trước khi chạy dự án:

    • Bước 1: Confirm lại nhu cầu của khách hàng như đã thống nhất từ trước. Nhờ khách hàng điền các thông tin còn thiếu. Mỗi dự án sẽ có thông tin lấy khác nhau, PM trao đổi thêm với IT Gcalls để lấy những thông tin quan trọng. Ví dụ file nhu cầu của 1 dự án Salesforce: Bấm vào đây. (Thực ra bước này mình sẽ làm trước khi báo giá để có được sườn tính năng + báo giá rồi, chỉ là sau khi KH chốt hợp đồng thì bổ sung các thông tin chi tiết để cho buổi Kick-off thôi).
    • Bước 2: Viết file Project Baseline
    • Bước 3: Hỏi kỹ sư về timeline triển khai dự án và các công việc, deal thời gian với kỹ sư cho hợp lý với thời gian đã thống nhất với khách hàng -> Làm file Gantt Chart.
    • Bước 3: Kick-off với Kỹ sư của Gcalls dựa trên file Project Baseline và Gant Chart. Kết quả của buổi này là: Kỹ sư biết phải làm gì, phạm vi dự án ra sao, cần lấy thêm thông tin gì không và deadline ngày hoàn thành khi nào. (Nên đề xuất deadline sớm hơn khoảng 3 ngày so với thời gian phải bàn giao cho Khách hàng.
    • Bước 4: Kick-off với Khách hàng
    • Bước 5: Hoàn thiện các yêu cầu mà khách hàng cần cung cấp, confirm lại dự án thông qua việc gửi Project Baseline, share Gantt Chart sau khi đã thống nhất 2 bên.

  • Trong khi chạy dự án:

    • Bước 1: Theo dõi các deadline của kỹ sư và phối hợp testing. Fill file Gantt Chart theo đúng timeline đã đề ra để kiểm soát công việc giữa Kỹ sư Gcalls và phối hợp với khách hàng.
    • Bước 2: Cập nhật các thông tin thay đổi trong quá trình làm, cái nào trong phạm vi, cái nào ngoài phạm vi phải thông báo rõ ràng với khách hàng. Cái nào ảnh hưởng kéo dài tới timeline....
    • Bước 3: Phối hợp testing nội bộ và kiểm soát thời gian. NÊN HOÀN THÀNH DỰ ÁN TRƯỚC NGÀY BÀN GIAO CHO KHÁCH HÀNG LÀ 2-3 NGÀY.
    • Bước 4: Viết hướng dẫn Testing cho khách hàng.
    • Bước 5: Phối hợp với KH testing và theo dõi họ testing, nhận feedback và trao đổi với kỹ sư.

  • Sau khi xong dự án: