Quy định chung của công ty
Mỗi nhân sự khi công tác tại Gcalls đều cần phải nắm một số quy định quan trọng liên quan thời gian làm việc, lịch họp định kỳ cũng như các thông tin khác để chúng ta phối hợp tốt với nhau.
I. Đối tượng cần đọc
- Tất cả bộ phận và vị trí
II. Thời gian làm việc
(Áp dụng cho vị trí làm toàn thời gian tuỳ hợp đồng: Full-time, Thử việc, Intern, CTV)
- Tổng giờ làm việc theo quy định: 42h/tuần
- Trong đó giờ làm cố định: thứ 2 đến thứ 6 từ 8h30 đến 17h00, nghỉ trưa 11h30 - 13h00 (35 tiếng làm việc cố định/tuần).
- Với 07 giờ còn lại, NLĐ chủ động sắp xếp các thời gian khác trong tuần để bổ sung đủ số giờ làm theo yêu cầu là 42h hoặc theo ca trực được phân công.
- Riêng đối với bộ phận kỹ thuật, chăm sóc khách hàng, Fanpage admin, trưởng bộ phận có thể phân công ca trực luân phiên vào thứ 7 và Chủ nhật.
- Trường hợp NLĐ bận việc đột xuất - đi trễ cần xin phép quản lý trực tiếp.
III. Họp định kỳ
(Áp dụng cho tất cả vị trí)
1. Họp giao ban hàng tuần
- Lịch 1: Hàng tuần, mỗi bộ phận cần họp giao ban vào thứ 2 (từng bộ phận có thể có thay đổi riêng dựa vào sắp xếp của trưởng bộ phận)
- Nội dung họp 1: Tình hình task tuần trước và danh sách task tuần mới
- Cần chuẩn bị trước buổi họp 1:
(i) Cập nhật trạng thái task tuần trước đầy đủ vào file tracking task
(ii) Các file output nếu có
(iii) Danh sách các task dự định làm trong tuần mới
- Deadline chuẩn bị 1: Trước ngày thứ 2 hàng tuần
- Lịch 2: Hàng tuần, mỗi bộ phận cần họp thống kê metric hiệu suất làm việc vào giữa hoặc cuối tuần (từng bộ phận có thể có thay đổi riêng dựa vào sắp xếp của trưởng bộ phận)
- Nội dung họp 2: Thống kê các metric và output theo cá nhân, bộ phận của tuần trước
- Cần chuẩn bị trước buổi họp 2:
(i) Thống kê số liệu theo template
(ii) Cập nhật trạng thái task trọng tâm của tháng/quý/năm, lên task trọng tâm của tuần tiếp theo
- Deadline chuẩn bị 2: Trước ngày họp
2. Họp hàng tháng
- Lịch: Hàng tháng, mỗi bộ phận cần họp tổng kết tháng, thông thường vào tuần đầu tiên của tháng mới.
- Nội dung họp: Tổng kết performance của tháng và định hướng các task quan trọng trong tháng mới
- Cần chuẩn bị trước buổi họp:
(i) Cập nhật trạng thái task tháng trước đầy đủ vào file tracking task
(ii) Bài học kinh nghiệm của tháng, những gì ĐÃ và CHƯA hài lòng
(iii) Danh sách các task quan trọng dự định làm trong tháng mới
- Deadline chuẩn bị: Trước ngày cuối cùng của tháng
3. Họp hàng quý
3.1. Họp bộ phận
- Lịch: Hàng quý, mỗi bộ phận cần họp tổng kết quý, thông thường vào tuần đầu tiên của quý mới.
- Nội dung họp: Tổng kết performance của quý và định hướng các task quan trọng trong quý mới
- Cần chuẩn bị trước buổi họp:
(i) Tổng kết KPI hoặc metric đo hiệu quả (tương ứng với từng bộ phận)
(ii) File tổng kết danh sách task đã và chưa hoàn thành trong quý. Đề xuất của bản thân với những task chưa hoàn thành
(iii) Danh sách các task quan trọng dự định làm trong quý mới
- Deadline chuẩn bị: Trước ngày cuối cùng của quý
3.2. Họp công ty
- Lịch: Hàng quý, toàn công ty sẽ họp tổng kết quý, thông thường vào tuần đầu tiên của quý mới.
- Nội dung họp: Tổng kết performance của quý trước, review lại tiến độ của kế hoạch năm và định hướng các task quan trọng trong quý mới của toàn công ty
- Cần chuẩn bị trước buổi họp:
(i) Thành tích và thử thách trong quý qua của bản thân
(ii) Một bài học (liên quan hoặc không liên quan công việc) mình đã học được và muốn chia sẻ cho mọi người
(iii) Một No-Fail-Goal cá nhân (không liên quan đến công việc) mình muốn thực hiện thành công trong quý.
- Deadline chuẩn bị: Trước ngày cuối cùng của quý
4. Họp hàng năm
4.1. Họp bộ phận
- Lịch: Hàng năm, mỗi bộ phận cần họp tổng kết năm, thông thường vào tuần đầu tiên của năm
- Nội dung họp: Tổng kết performance của năm và định hướng các task quan trọng trong năm mới
- Cần chuẩn bị trước buổi họp:
(i) Tổng kết KPI hoặc metric đo hiệu quả (tương ứng với từng bộ phận)
(ii) File tổng kết danh sách task quan trọng đã và chưa hoàn thành trong năm. Đề xuất của bản thân với những task chưa hoàn thành
(iii) Danh sách các task quan trọng dự định làm trong năm mới
- Deadline chuẩn bị: Trước ngày cuối cùng của năm
4.2. Họp công ty
- Lịch: Hàng năm, toàn công ty sẽ họp tổng kết năm, thông thường vào tuần cuối của năm hoặc những tuần đầu tiên của năm mới.
- Nội dung họp: Tổng kết performance của năm và định hướng cho năm mới
- Cần chuẩn bị trước buổi họp:
(i) Thành tích và thử thách, những gì hài lòng và chưa hài lòng
(ii) Danh sách các task quan trọng dự định làm trong năm mới
- Deadline chuẩn bị: Trước ngày cuối cùng của năm
IV. Quy trình chấm công
(Áp dụng cho tất cả vị trí)
- Mattermost: Mỗi cá nhân khi làm việc ở Gcalls cần thực hiện việc check-in vào mỗi buổi sáng trước giờ làm việc và thực hiện check out vào mỗi buổi chiều khi đã kết thúc công việc ở Mattermost - Kênh giao tiếp nội bộ của công ty. Các kênh Mattermost mặc định tham gia cho tất cả vị trí:
(i) Newbie guide
(ii) Check in/Check out
- TeamLogger: Ngoài ra, mỗi người cần sử dụng phần mềm TeamLogger để tracking thời gian hằng ngày cho các Project được phân và nhóm Task con của Project
V. Cơ sở tính lương
(Áp dụng cho tất cả vị trí)
- Cơ sở tính lương cho người lao động: Căn cứ vào thời gian làm việc tại bảng chấm công.
- Tiền lương tháng = (Tiền lương chính + Phụ cấp, trợ cấp nếu có) : số ngày làm việc của tháng x số ngày làm việc thực tế.
VI. Thanh toán lương
(Áp dụng cho tất cả vị trí)
Lương hàng tháng sẽ được chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của từng nhân viên và được chi trả vào ngày 10 hàng tháng (ví dụ ngày 10/07/2021 sẽ phát lương cho kỳ lương tháng 06/2021).
VII. Tài khoản truy cập nội bộ và trách nhiệm bảo mật
(Áp dụng cho tất cả vị trí)
- Mỗi cá nhân tuỳ vị trí sẽ được cấp và phân quyền sử dụng các tài khoản truy cập nội bộ như: Email, Mattermost, tổng đài Gcalls, Drive, các tài khoản truy cập hệ thống kỹ thuật v.v.
- Mỗi thành viên cam kết: không tìm cách xâm nhập, tìm hiểu thông tin của công ty không liên quan đến công việc, lĩnh vực của mình đang phụ trách. Không được cung cấp thông tin của công ty cho các tổ chức, cá nhân bên ngoài hoặc bên thứ 3 khi chưa có sự phê duyệt của công ty. Trường hợp tiết lộ thông tin gây ảnh hưởng đến uy tín, lợi ích kinh doanh của công ty, nhân sự sẽ chịu hình thức xử lý của công ty hoặc có thể chịu trách nhiệm trước pháp luật. Khi sử dụng email hay tổng đài Gcalls, bạn đang là đại diện cho Công ty, vì vậy không được sử dụng cho mục đích cá nhân hay làm tổn hại đến danh dự Công ty.
VIII. Truyền thông và mạng xã hội
(Áp dụng cho tất cả vị trí)
Là một thành viên của Gcalls, công ty mong muốn mỗi thành viên cũng sẽ là một đại diện thương hiệu. Vì vậy, trên tất cả phương tiện giao tiếp hoặc bất kỳ loại nội dung nào trên internet, bao gồm blog, nhật ký, trang web cá nhân, mạng xã hội, trang web trung gian, diễn đàn, diễn đàn chuyên đề hoặc các ứng dụng trò chuyện online cũng như bất cứ hình thức giao tiếp nào khác, chúng tôi hy vọng bạn sẽ có trách nhiệm bảo vệ hình ảnh của Công ty và tập thể.
IX. Kỷ luật lao động
(Áp dụng cho tất cả vị trí)
Tại Gcalls, chúng ta cùng nhau xây dựng một tập thể cùng nhau tiến bộ, học hỏi từ sai lầm và luôn hướng đến giải pháp để làm tốt hơn, thay vì trách phạt và kỷ luật.
Trong một số trường hợp, các hình thức kỷ luật sẽ được cân nhắc áp dụng tùy theo mức độ nghiêm trọng và thường xuyên của sự việc:
- Vi phạm nhẹ và ít tái phạm: đánh giá và nhắc nhở.
- Vi phạm lỗi ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh và hình ảnh công ty: viết bản kiểm điểm và áp dụng mức phạt tùy trường hợp (nếu có).
- Vi phạm thường xuyên và không có nỗ lực cải thiện: tùy theo mức độ ảnh hưởng đến tập thể và tình hình kinh doanh của công ty, chấm dứt hợp đồng lao động và áp dụng bồi thường tùy trường hợp (nếu có).