Skip to main content
Hậu Ngô
💬
0 discussions

Quản lý đầu số nội bộ vào việc cho khách hàng mượn số backup

Đầu số là một phần quan trọng của tổng đài, CS là người sẽ quản lý tình trạng của các đầu đang dùng của công ty:

List đầu số nội bộ: link

Lịch sử mượn số của khách hàng: link

I. Quản lý tập trung list đầu số​

Khi có đầu số mới được kích hoạt, lập tức CS input vào sheet đầu số nội bộ. Cập nhật chính xác các thông tin của đầu số, bao gồm: Đầu số, Nhà mạng, Tình trạng, Domain (tên domain trên PBX mà đầu số đang được setup), Server PBX

\ Hình 1: List đầu số nội bộ

II. Cập nhật trạng thái sử dụng các đầu số​

1. Quy định cần nắm về việc cho khách mượn số​

  • Số cho khách hàng mượn số tự do, trong tháng đó không có phát sinh sử dụng, hoặc không cho khách hàng nào mượn trong tháng đó.
  • Khách hàng ở server nào thì dùng số ở server đó cho mượn
  • Chỉ setup lên tổng đài khách hàng khi nhận được yêu cầu từ sale

2. Quy định về việc cập nhật trạng thái​

Đối với những đầu số quy hoạch cho khách hàng hoặc đối tác mượn, cần cập nhật đầy đủ, chính xác và đúng thời điểm, các trường thông tin cần lưu đối với những số cho khách hàng mượn: Tình trạng, Sales yêu cầu (cho mượn), CS setup (CS cài đặt cho khách hàng sử dụng), Khách hàng mượn, Ngày cho mượn

\ Hình 2: Cập nhật thông tin những đầu số cho khách hàng mượn

III. Cập nhật tình hình khách hàng mượn số​

Đối với trường hợp khách hàng mượn số, sau khi đã cập nhật thông tin ở sheet List đầu số nội bộ, song song đó CS tiếp tục điền thêm thông tin vào sheet Lịch sử mượn số của khách hàng

  • Chèn hàng mới vào trước hàng trên cùng hiện tại
  • Điền đầy đủ thông tin vào sheet theo các trường hợp trước đó

\ Hình 3: Lịch sử mượn số của khách hàng

Sau khi khách hàng trả số, cần:

  • Điền vào thông tin ngày trả
  • Tô đậm dòng thông tin số của khách hàng đó mượn
  • Sau đó cập nhật lại thông tin tình trạng số ở sheet List đầu số nội bộ

Ở sheet này CS cần lưu ý follow chặt và điền đầy đủ thông tin, vì việc cho khách hàng mượn số sẽ liên quan đến vấn đề truy thu cước khách hàng đã sử dụng.

IV. Kết luận​

Trên đây là bài viết hướng dẫn cơ bản về việc quản lý đầu số nội bộ và theo dõi tình hình đầu số cho khách hàng mượn. CS cần đọc kỹ và nắm được những quy định trong việc quản lý đầu số nội bộ.

Hi vọng bài viết sẽ giúp ích được cho cho các bạn trong quá trình làm việc. Nếu có bất cứ ý kiến gì hoặc có đóng góp gì bạn vui lòng để lại bình luận nhé.