Hành trình tổ chức sự kiện - Marketing cần làm gì?

Để tổ chức một buổi sự kiện có thể là talkshow chia sẻ, webinar, linkedin audio, livestream,.... thì khâu tổ chức của mỗi loại event sẽ khác nhau nhưng sẽ vẫn luôn có những điểm chung trong quy trình để bạn có thể follow và thực hiện trơn tru các bước đó

I. Tổng quan về sự kiện

Một buổi event offline hoặc online thì mọi bộ phận trong công ty sẽ đều có khả năng trở thành người hỗ trợ tích cực cho project event đó. Để tổ chức một event tốt đẹp, chúng ta sẽ cần phải lưu ý những điểm sau:

• Một là, mục tiêu của chương trình event hôm đó
• Hai là, nhiệm vụ của các bộ phận liên quan
• Ba là, cách giao tiếp với diễn giả và BTC trong quá trình event đang diễn ra
• Bốn là, nội dung của buổi event sẽ được dùng làm gì tiếp theo
• Năm là, phần này quan trọng lắm, đó là thông tin, nội dung sơ lược, agenda, lịch trình các buổi event sắp tới, script từ diễn giả, nội dung họ sẽ trao đổi.

Trên là những điều cần lưu ý trong quá trình tổ chức event. Ngoài ra sẽ còn rất nhiều những lưu ý khác, sẽ được cập nhật dần theo thời cuộc.

1. Nhiệm vụ của các bộ phận trong event

1.1. Diễn giả

Diễn giả là đội ngũ sẽ trực tiếp livestream và giao lưu chính theo chủ đề ngày hôm đó được giao. Hiện tại diễn giả thường là các thành viên trong team Sales.

Ở đây để xác định diễn giả, Marketing có thể hỏi trực tiếp topic sẽ chia sẻ trong buổi event, với diễn giả trong nhà, thông thường giao tiếp qua kênh giao tiếp chính trên mattermost là kênh Business Team.

Trường hợp có khách mời hoặc đồng tổ chức, team cần tổ chức 1 group giao tiếp, có thể qua zalo, mess,.... để giao tiếp lấy thông tin và truyền tải ý tưởng 2 bên. Thời gian hẹn gặp nên là trước event 1 tuần đến 1.5 tuần để diễn giả có thời gian chuẩn bị nội dung cho buổi chia sẻ.

1.2. BTC - bộ phận vận hành chương trình

Bộ phận vận hành sẽ có các checklist công việc cần hoàn thành:

• Plan tổng hợp chương trình - File mind map để dễ follow chẳng hạn hoặc thông tin theo template. Ví dụ 1 event: link.
• Agenda sự kiện
• Cập nhật website page event: link
• Tạo page sự kiện: link ở đây bạn có thể duplicate page sự kiện và thay đổi nội dung sự kiện nếu có cùng lúc nhiều sự kiện diễn ra liên tục, ngược lại hãy thay đổi trên chính landing page sự kiện này (để tiết kiệm dung lượng của web)
• Plan chạy ads.
• Kiểm soát các hoạt động truyền thông: số lượng nội dung, số lượng email gửi đi, số lượng người đăng ký tham gia.
• Khâu seeding sự kiện: mắt view (thường được đặt trên taphoammo, vibarco, tanglike, traodoisub,...), tài khoản seeding, câu hỏi seeding, cmt seeding,....)
• Khâu sau event: sau event thường sẽ có gửi mail cho người đăng ký, hoặc edit video hậu kỳ để chuẩn bị truyền thông cho sự kiện event. Việc điều chỉnh khâu sau event sẽ mất khoảng 2 - 3 ngày. Còn về recap nên tạo recap cho event và đăng tải lên các kênh media trong vòng 24h tiếp theo (và lên blog)
• Lưu trữ nội dung, hình ảnh của sự kiện trên drive để làm tài liệu cho những nội dung, keyword sau.

1.3. BTC - bộ phận truyền thông

Bộ phận truyền thông sẽ tập trung nhiều vào phần nội dung và hình ảnh - phần này bạn có thể xem lại nội dung của sự kiện (link)

Bên cạnh đó, mình sẽ nên tìm kiếm và sáng tạo thêm nhiều nội dung truyền thông khác nhau để có sự thu hút event.

1.4. BTC - bộ phận hậu cần

Bộ phận hậu cần sẽ được cập nhật thông tin sau.

II. Tổng quát nhiệm vụ marketing trong quá trình thực hiện các chương trình event

Có thể nói tại Gcalls, bộ phận marketing có thể nằm ở tất cả các bộ phận từ diễn giả, vận hành, truyền thông, hậu cần, tuỳ thuộc vào chủ đề chính của chương trình. Vậy theo từng giai đoạn của mỗi event - (Checklist giai đoạn event trước - trong - sau event)

1. Diễn giả

Bộ phận marketing sẽ nên có những thông tin để làm việc với diễn giả như sau:

• Trước 1 - 1.5 tuần, tạo group giao lưu diễn giả với nhau, và giới thiệu thêm về chủ đề của chương trình
• Next action, đưa ra thời gian của chủ đề họ sẽ nói trong 1 - 2 ngày tiếp theo, và slide trình bày hoặc thông tin trong 5 - 7 ngày sự kiện diễn ra
• Gửi thông tin tham gia, thông báo vào link event (livestream), đến địa chỉ event (offline) trước 30p - 1h tuỳ vào vị trí, thời gian cần chuẩn bị. Mục đích, để kiểm tra lại âm thanh, việc share live, hình ảnh ,....
• Trong quá trình chuẩn bị livestream, thông báo họ thời gian bắt đầu, và kênh giao tiếp khi bắt đầu live, vì thông thường khi live BTC sẽ không còn ở trong kênh stream được.
• Cảm ơn sự tham gia của diễn giả.

2. Vận hành

Với phần vận hành, bộ phận marketing được xem là bộ phận tổ chức chính của event, do đó bạn sẽ cần checklist những việc cần thực hiện của phần đa tổng các check list công việc vận hành đã được kể ở trên. Ngoài ra, bạn sẽ điều hành công tác thêm người support nếu cần hỗ trợ.

Thêm vào đó, bạn cần nắm thông tin của các event trước ít nhất 1 tháng để có thể chuẩn bị, do đó bạn cần chủ động hỏi người chủ trì (hiện tại đang là Giang - Business team)

Bảo đảm link livestream, seeding được vận hành trơn tru, xử lý tình huống nhanh chóng nếu có gặp trục trặc trong khâu seeding, hoặc bất kì khâu nnaof của sự kiện

3. Truyền thông

Các công việc marketing sẽ cần thực hiện:

• Plan nội dung và hình ảnh truyền thông cần được thực hiện trước từ 2 - 3 tuần, chậm nhất trước 10 ngày trước khi sự kiện diễn ra.
• Truyền thông theo plan, và chạy ads (nếu có)
• Theo dõi tình hình đăng ký để biết push truyền thông thêm từ team hay nên có những giải pháp truyền thông như thế nào để tăng khả năng người biết đến (đúng đối tượng càng tốt) tham gia sự kiện
• Lên event ở trên các kênh social, check website event, link sự kiện tổng.
• Tạo topic truyền thông trong team Business để cả team cùng nắm (được thực hiện từ lúc hoàn thành plan nội dung và thông báo trên team)

4. Hậu cần

Cập nhật sau, vì hiện tại chưa có nhiều thông tin và kinh nghiệm chia sẻ.

Trên đây là toàn bộ bức tranh tổng thể trong quá trình thực hiện một event, bài viết sẽ được cập nhật thêm theo từng giai đoạn và theo từng thời kì thực hiện, độ trưởng thành trong việc tổ chức event của team.