Phương pháp giao tiếp, truyền đạt hiệu quả cho học viên (Cải thiện kỹ năng đào tạo dành cho Trainer)

Trong quá trình đào tạo nhân sự, ngôn ngữ giao tiếp chính là ngôn ngữ, vì vậy, kỹ năng cần thiết nhất đối với mỗi Trainer để có thể đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình Training là kỹ năng giao tiếp. Việc Trainer gặp khó khăn trong việc giải thích các thuật ngữ, khái niệm, hoặc đơn giản là chưa biết phương pháp truyền đạt hiệu quả sẽ trở thành những rào cản lớn khiến cho Trainee không đạt được mức độ tập trung mong muốn cũng như mất đi sự hứng thú khi tiếp nhận.

Thay vào đó, mỗi Trainer cần tập trung vào các kỹ năng sau:

I. Kỹ năng truyền đạt

1. Trainer cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tài liệu, tư liệu và kiến thức

Chìa khóa của kỹ năng truyền đạt nằm ở việc Trainer có chuẩn bị kỹ tài liệu tư liệu, kiến thức, trước khi truyền đạt thông tin hay không. Sự chuẩn bị này trước hết nhằm đáp ứng đúng và đủ kiến thức cho học viên, đảm bảo được chất lượng đầu ra cho nhân sự. Bên cạnh đó, sự chuẩn bị cũng sẽ quyết định được mức độ tự tin của Trainer khi truyền đạt cho người mới, ảnh hưởng trực tiếp đến phong thái bên ngoài.

Lưu ý: Để thúc đẩy được tính tự học của học viên, Trainer có thể đưa ra cho họ một số nguồn tài liệu tham khảo, nguồn đọc thêm để họ có thể tự tích lũy kiến thức.

2. Luyện tập về ngôn ngữ cơ thể và nội lực trong giọng nói

Mặt khác, ngôn ngữ cơ thể và nội lực trong giọng nói cũng là yếu tố thu hút được sự chú ý và tiếp thu của người nghe. Đó là lý do tại sao với mỗi buổi Train Online, Trainer nên chủ động bật Camera tương tác với Trainees. Chính vì vậy, Trainer cần có sự luyện tập cả về những phong thái bên ngoài và giọng nói của mình, giúp cho học viên dễ tiếp nhận nhất

II. Kỹ năng chủ động lắng nghe (Active Listening)

Lắng nghe tích cực là một kỹ năng giúp cho Trainer tập trung hoàn toàn để lắng nghe Trainees của họ mà không ngắt lời và trả lời các câu hỏi cũng như mối quan tâm của Trainee một cách có ý nghĩa hơn. Bằng cách mài giũa kỹ năng này, họ sẽ có thể nghe và hiểu một cách hiệu quả những mối quan tâm và nhu cầu của Trainee. 

III. Kỹ năng đặt câu hỏi

Trong mỗi buổi Train, Trainer không nên chỉ hỏi các câu hỏi như "Phần này có thắc mắc gì không?",... Thay vào đó Trainer nên đặt câu hỏi xuyên suốt buổi Train để có được sự tương tác cao nhất với Trainee, cụ thể

Trước khi Train, Trainer có thể có một số câu hỏi, hoặc yêu cầu sau:

• Yêu cầu các bạn tìm hiểu về chủ đề trước khi train (giúp các bạn có nhiều câu hỏi hơn, từ đó khai thác tốt buổi Train)
• Bạn nào đã được học qua về kỹ năng, chủ đề này? Chia sẻ nếu đã có kinh nghiệm (Mục đích thấu hiểu học viên, biết năng lực của các bạn ở đâu. Về phía các học viên với nhau, các bạn sẽ nhận thức được năng lực của nhau và tự tạo động lực học hỏi, cố gắng)
• Bạn kỳ vọng gì sau buổi train này? (Nhân thức được kỳ vọng của học viên, nếu chưa thể đáp ứng, Trainer có thể xem xét ở các buổi Train sau)
• ...

Sau khi Train, Trainer có thể hỏi một số câu hỏi:

• Yêu cầu các học viên bất kì tổng kết lại buổi học hôm nay rút ra những gì (Đo lường được mức độ tập trung của các bạn)
• Bạn có góp ý gì về buổi Train này? (Hỏi cảm nhận của Trainee để có phương án cải thiện ngay trong các buổi Train sau - đạt hiểu quả ngày càng tốt hơn)

Dựa trên những câu hỏi đặt ra, Trainer cần áp dụng thêm kỹ năng lắng nghe nói trên để đáp ứng tốt nhất nguyện vọng của ứng viên