Quy trình tổ chức sự kiện kết nối nhân sự tại Gcalls
Thường niên Gcalls thường có các sự kiện lớn nhỏ nhằm mục đích kết nối và bonding nhân sự ví dụ như: sinh nhật Gcalls (21/9), company trip, year-end party, hoặc một số các hoạt động sharing, talking nhỏ hàng tháng. Quy trình tổ chức chung đối với các sự kiện này như sau:
1. Xác định nội dung và quy mô sự kiện
Tùy thuộc vào mục đích của sự kiện, yêu cầu về ngân sách, và đầu ra của các Co-founder, HR xác định nội dung và quy mô của sự kiện
Về quy mô sự kiện:
- HR xác định số lượng người tham dự
- Mức ngân sách tối đa của sự kiện
- Thời gian & địa điểm diễn ra sự kiện
Về nội dung:
- Sự kiện được tổ chức nhằm mục đích gì
- Các hoạt động sẽ tổ chức trong sự kiện (trò chơi, chủ đề thuyết trình, họp báo cáo và định hướng năm, ...)
- Timeline + Agenda chương trình (bao gồm các hoạt động trong chương trình)
2. Checklist/Plan sự kiện
Đối với một sự kiện sẽ bao gồm 3 giai đoạn: Trước, trong và sau chương trình. HR cần lập kế hoạch và chia từng task, công việc được chia nhỏ trong checklist công việc để follow và thực hiện
Trước event sẽ bao gồm các task nhỏ, cí dụ như:
- Chuẩn bị nội dung marketing chương trình
- Gửi email thông báo và remind
- Design hình ảnh
- Nội dung game
- Nội dung bàn luận
- Lên expected budget
- Làm form đăng kí
- Làm PPT
- ...
Trong event, HR đóng vai trò chính trong việc dẫn dắt chương trình và kết nối mọi người và follow, kiểm soát agenda. Trong chương trình, HR chú ý kêu gọi mọi người chụp hình tập thể để có thêm hình ảnh phục vụ marketing
Sau chương trình: HR tổng kết ngân sách gửi về cho accountant, làm form Feedback và bài viết cảm ơn mọi người
- Buổi event tham khảo: "Gcalls Birthday Party 2023"