Quy trình tuyển dụng ứng viên đối với tất cả các vị trí tại Gcalls
Trong quy trình tuyển dụng của Gcalls đối với tất cả các vị trí (Full-time, Part-time, Freelancer, Intern) đều đi theo các bước như sau:
I. Đăng bài tuyển dụng và giới thiệu vị trí
Sau khi nhận yêu cầu tuyển thêm ứng viên từ các bộ phận và cấp trên, HR càn đảm bảo các nhiệm vụ:
Tìm lại JD (JD lấy trên trang tuyển dụng Glint của công ty)
Thống nhất nội dung JD với bên bộ phận cần tuyển dụng (check với đại diện bộ phận xem có muốn thêm yêu cầu nào vào JD không, mức lương có thay đổi không, có thêm quyền lợi nào không)
Đăng JD tuyển dụng lên các trang tuyển dụng của công ty, cụ thể:
- GLINTS: Công ty chủ yếu đăng tin tuyển dụng trên trang tuyển dụng này (Lưu ý: để ý thời gian hết hạn bài đăng để kịp thời refresh lại)
- Chuẩn bị Content và hình ảnh để thông báo tuyển dụng trên Facebook và LinkedIn (các trang tuyển dụng tham khảo)
- Tương tư với các tuyển dụng khác (khai thác thêm)
II. Gửi Form đăng ký cho ứng viên
Mẫu email (Trang 2 - Tên: Gửi bài Test)
Đối với các ứng viên apply thông qua các trang tuyển dụng hoặc qua Facebook, LinkedIn thường sẽ nộp CV thông qua hệ thống của trang tuyển dụng đó hoặc email nhân sự phụ trách. Khi đó, HR cần xem qua các CV đó xem có đạt đủ chất lượng và apply đúng vị trí hay không. Sau đó, thu nhập email, cc cho ứng viên cần gửi Form đăng ký
III. Gửi Test cho ứng viên + Gửi SMS báo đã gửi test (add thêm về kết nối extention-gcalls suppport)
Các ứng viên sau khi đăng ký sẽ được thống kê trên mục lớn "Contacts" tại Hubspot và có trạng tháng là "Unassigned Contacts". Nhiệm vụ của HR lúc này là Assiggn các ứng viên cụ thể theo các bước:
1. Chọn ứng viên cần Assign
2. Thao tác tại mục "Contact" nằm phía bên trái giao diện
- Chọn mục Contact Owner: HR điền tên người phụ trách Assign ứng viên đó
- Chọn mục Lead Status: Chọn HR Pineline sau đó Save thông tin
3. Thao tác tại mục Activities tại chính giữa giao diện
- Xem "Form ứng tuyển" của ứng viên
- Xác định vị trí ứng viên ứng tuyển có đang tuyển hay không
- Đối với vị trí không trong yêu cầu tuyển: Chọn Email Template: "Kết quả ứng tuyển" => Thay đổi tên vị trí ứng tuyển trên tiêu đề và trong nội dung mail => gửi cho ứng viên
- Đối với vị trí nằm trong yêu cầu tuyển: Chọn Email Template: "Gửi test" => Thay đổi tên vị trí ứng tuyển trên tiêu đề => gửi mail cho ứng viên => Theo dõi Activities của ứng viên trong 6 ngày tiếp theo để chờ nhận bài test
4. Chuyển thông tin ứng viên thành Deals
HR chú ý tại thanh thông tin phía góc màn hình bên phải có mục add Deals. HR Click vào "+Add" tại mục Deal và chú ý thay đổi một số thông tin như sau:
- Deal name: Tên ứng viên + Vị trí ứng tuyển viết tắt (VD: Customer Success Specialist Intern = CSSI)
- Deal Stage: Trạng thái ứng viên cần chuyển từ Scan CV sang Gửi test
- Create
5. Gửi SMS
Sau khi hoàn thành gửi test, HR sử dụng tổng đài của Gcalls để gửi SMS thông báo đã gửi test cho ứng viên bằng cách sử dụng phần mền tích hợp (Đọc hướng dẫn cụ thể: TẠI ĐÂY)
HR chọn ứng viên gửi SMS, sau đó chọn nội dung SMS: HR_Test Notification
Nội dung SMS sẽ có một số khoảng trống để HR điền thông tin bào gồm email ứng viên và vị trí ứng tuyển, HR thay thế và gửi SMS.
IV. Gửi Test của ứng viên cho nhân sự chấm
HR khi nhận bài test ứng viên có trách nhiệm chấm bài test trước để check xem đã đủ yêu cầu bài test chưa (về số lượng câu hỏi, về file, về chất lượng câu trả lời). Nếu bài test của ứng viên có thể chấp nhận được, HR gửi về cho người chấm kèm thông tin ứng viên (CV, sdt, nội dung câu trả lời form, bài test).
Mẫu email (Trang 4 - Tên: Gửi bài Test cho bộ phận chấm điểm)
Người nhận bài chấm bài test được chia về cho nhân sự các bộ phận, cụ thể như sau:
- IT Intern, Full-time: Anh Phúc (nên liên hệ anh Phúc vào sáng thứ 357)
- HR: Chị Thùy
- CSS: Chị Giang (cc chị Ly, anh Bằng)
- Marketing: Chị Thùy (cc chị Ly)
HR gửi thông tin bài test kèm Deadline cho người chấm và yêu cầu người chấm phản hồi xác nhận muốn phỏng vấn ứng viên nào cùng thời gian có thể tham gia phỏng vấn
V. Gửi thông tin phỏng vấn
Sau nhận được xác nhận từ người chấm bài test, HR set lịch phỏng vấn cho ứng viên với người phỏng vấn dựa trên lịch đã thông báo.
Mẫu email (Trang 4 - Tên: Hẹn phỏng vấn vòng cuối)
VI. Gửi kết quả ứng tuyển
Từ 5 đến 7 ngày sau khi có kết quả phỏng vấn, HR gửi mail rớt hoặc mail đậu (Offer Letter) cho ứng viên và chờ phản hồi.
Mẫu email (Trang 6 - Tên: Kết quả ứng tuyển)
VII. Gửi thông tin On Boarding
Sau khi ứng viên đồng ý Offer, HR tiến hành gửi mail tham gia On Boarding cho nhân sự mới